【実践PM教室】課題管理のコツ

課題管理を行う意味

プロジェクトを進める中で、様々な課題が発生してきます。

ここでの課題とは、問題や要望なども含めた広い意味です。

プロジェクトの中で、重要な３大要素は、コスト・スコープ・スケジュールの３つのバランスを取る事です。

どんなに様々な考慮をしていても、必ず計画通りに進まず、問題や課題は発生するものです。

プロジェクトの中で発生する問題や課題は、１つや２つでは済まず、沢山あり、同時に発生する事でしょう。

この課題を解決しながら、プロジェクトを成功に向かうために、課題に対して対応を決めていく必要があり、そのために課題管理を行います。

課題は、人によって認識が異なり、課題だと認識されていない場合もあります。

それぞれの立場によって、自分には関係が無いので気にしない場合や、楽観的に考えて今回は対象外になるだろうと認識したりするため、課題を人任せにすると抜け落ちます。

そこで、PMがプロジェクトの課題を管理する必要があります。

課題を入れる事をメンバーが手伝う事はあっても、自分には関係ない課題は、スルーされる事があるので、PMが課題と認識するものを全て洗い出す必要があります。

課題管理として重要な事は、課題の説明と、課題発生までの背景・経緯を明記する事です。

良く見落としがちなのが、どの様な部分で困っていて、どの様な事が解決できれば良いのかを、口頭で説明せずに文章で伝えられる状態にする事が大事です。

課題内容までが正しく認識されなければ、意図しない対応が無駄に行われ、本来の目的の課題解決が進みません。

もう１つは、必ず課題解決までのメンバーと期限を明確にする事です。

課題対応の担当者を割り当てても、メンバーが認識しなければ進みません。

また、期限についても、明確に伝えなければ、メンバーの自己都合で期限は守られないものです。

特に重要な課題については、なぜこの期限で対応する必要があるのか、理由の説明も含めて、メンバーに明確に依頼する必要があります。

実践的なコツは、課題に関する説明の言語化をしっかり行う事です。

多くの場合、課題の内容が十分に伝わっていないため、無駄なすれ違いが発生します。

課題の背景・経緯を、出来るだけ短い文章に落とし込む事が実際に管理するためのコツです。

口頭で説明補足は、出来るだけ最小限に抑えるようにする事が重要です。

余計な装飾をそぎ落とし、本質的な箇所だけの文章にする事で、認識齟齬が減り、伝わる精度が向上します。

人間は、直ぐに忘れる生き物なので、口頭で説明しても、少しづつ認識が変化してしまう事もあります。また、自分自身でも、何が重要だったか忘れてしまう事が起きます。

そこで、重要な部分をシッカリ言語化し、誰がいつ見ても認識齟齬を最小にするために、課題の内容を的確な言語化で残す事が、本質的に重要な事です。

プロジェクト推進にあたり、課題管理は避けられない重要な事です。

全体の中で、優先順位をつける事も大事ではありますが、本質的な課題の内容をPM視点で言語化する事が極めて重要だと思います。

１つ１つの認識齟齬を減らしていく事が大事であり、課題管理のコツは、実は言語化だと思っています。

参考にして頂けると嬉しいです。